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Was steuerlich bei dem privat genutzten Dienstwagen zu bedenken ist

Geldsparen

Viele Mitarbeiter sehen einen Dienstwagen, den sie auch privat nutzen dürfen, als besondere Anerkennung des Arbeitgebers. Doch die Freude über die gewährte Zusatzleistung kann schnell verfliegen, wenn es an die Steuererklärung geht. Denn grundsätzlich gilt, dass die private Nutzung als geldwerter Vorteil bei der Einkommenssteuer anzugeben ist. Und dann kann es kompliziert werden. Immer wieder beschäftigt das Thema die Juristen. So musste erst in diesem März der Bundesfinanzhof eine bisher gültige Regelung bestätigen. „Wer einen Dienstwagen auch privat nutzt, sollte sich über die verschiedenen Methoden bei der Berechnung der Steuer im Klaren sein“, sagt Jürgen Haschka von der PSD Bank München. Welche Variante die jeweils günstigste ist, hängt meist vom Umfang der privaten Nutzung ab.

Die Vorteile der Ein-Prozent-Regel

Die pauschale und damit einfachste Methode ist die sogenannte Ein-Prozent-Regel. Danach muss der Mitarbeiter monatlich einen Prozent vom Neupreis als „Nutzungswert“ bei der Steuererklärung angeben. Nach einem aktuellen Urteil des Bundesfinanzhofs muss jedoch stets der Bruttoneupreis des Autos als Richtwert zugrunde gelegt werden – also auch dann, wenn es sich um ein gebraucht erworbenes Auto handelt. Als Grundlage dient hier der Preis zum Zeitpunkt der Erstzulassung in Deutschland. „Gerade bei teuren Modellen kann somit die Steuerlast erheblich sein“, sagt Haschka. Die Regel macht sich dann bezahlt, wenn man den Firmenwagen häufig privat nutzt. Für die Fahrten zur Arbeit werden zudem 0,03 Prozent des Neupreises pro Kilometer auf den zu versteuernden Betrag angerechnet. „Dabei wird jedoch nur eine einfache Fahrt berechnet“, erläutert Haschka. Zur Summe von einem Prozent des Neuwertes ist jeder Kilometer zwischen Wohnort und Arbeitsplatz multipliziert mit 0,03 Prozent des Fahrzeugpreises als geldwerter Vorteil hinzuzuaddieren. Beide Beträge zusammen ergeben den bei der Steuererklärung anzugebenden Wert.

Eine alternative Berechnung der Pauschalmethode

Neben der Methode, 0,03 Prozent des Neupreises pro gefahrenen Kilometer anzusetzen, bietet sich Arbeitspendlern noch eine weitere Möglichkeit. Sie lohnt sich jedoch nur dann, wenn der Pendler den Dienstwagen an weniger als 15 Tagen im Monat für den Weg zur Arbeit nutzt oder an maximal 180 Tagen im Jahr. Dabei zählen die tatsächlichen Fahrten, die einzeln dokumentiert werden müssen. In dem Fall muss der Mitarbeiter 0,002 Prozent des Neupreises des Autos pro gefahrenen Kilometer berechnen. „Diese Variante bietet sich besonders dann an, wenn der Arbeitnehmer den Dienstwagen nur selten – also weniger als 15 Mal im Monat – privat nutzt“, erläutert Haschka. Diese Berechnungsmethode ist für die Mitarbeiter günstiger, die den Dienstwagen wenig privat nutzen. Allerdings müssen sie sich zu Beginn des Jahres entscheiden. Zudem müssen die Fahrer jede Fahrt schriftlich dokumentieren. Eine schriftliche Dokumentation bleibt einem daher also nicht erspart.

Die klassische Methode ist das Fahrtenbuch

Deutlich aufwendiger als die Ein-Prozent-Methode ist es, ein Fahrtenbuch zu führen. Dabei protokolliert der Mitarbeiter jede einzelne Strecke, die er mit dem Auto zurücklegt – egal ob es eine dienstliche oder eine private Fahrt ist. „Bei Dienstfahrten muss dabei auf jeden Fall das Datum, der Kilometerstand, Fahrtbeginn und -ende sowie das Reiseziel angegeben werden“, rät Haschka von der PSD Bank München eG. In der Regel ist auch anzugeben, welcher Kunde oder Gesprächspartner aufgesucht wurde. Bei Privatfahrten genügen dagegen die Angabe der Kilometerstände sowie der Hinweis „privat“. Ein Fahrtenbuch ist jedoch nicht nur lästig, sondern auch angreifbar. Denn das Finanzamt kann das Dokument als Nachweis ablehnen, wenn die Einträge nicht leserlich oder nicht lückenlos sind. „In dem Fall wird automatisch die Ein-Prozent-Regel angewendet“, erläutert Haschka. Auch eine Excel-Tabelle reicht dem Finanzamt als Nachweis nicht aus. Denn die Einträge könnten nachträglich geändert und damit manipuliert werden. Neben dem herkömmlichen handschriftlich geführten Fahrtenbuch gibt es mittlerweile auch elektronische Geräte, die sämtliche Fahrten protokollieren. Die Kosten samt Einbau in das Fahrzeug können sich aber auf bis zu 1.000 Euro belaufen.

Was Selbstständige beachten müssen

Für Unternehmer ist ein Dienstwagen häufig unverzichtbar. Kundenbesuche, Treffen mit Geschäftspartnern oder der Besuch von Fachmessen – ohne Auto ist das nicht zu machen. Der Wagen gehört grundsätzlich zum Firmenvermögen. Damit sind Anschaffung, Haltung und Nutzung grundsätzlich als Betriebsausgaben abzugsfähig. „Auch bei Selbstständigen ist entscheidend, wie stark sie den Wagen privat nutzen“, sagt Haschka. Wird das Auto zu mehr als 50 Prozent privat genutzt, muss ein lückenloses Fahrtenbuch geführt werden. Ansonsten können die Kosten des Fahrzeugs nicht anteilig als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Um festzustellen, ob ein Selbstständiger das Auto eher privat oder eher dienstlich nutzt, muss er für drei Monate testweise ein Fahrtenbuch führen. Der Selbstständige kann in einigen Fällen Steuern sparen, wenn er den Wagen auf eine dritte Person, wie etwa die Ehefrau, zulässt. Dann kann er eine Pauschale von 0,3 Euro pro gefahrenen Kilometer ansetzen. Ob sich das wirklich lohnt, muss im Einzelfall geprüft werden.

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